Política De Tratamiento Y Protección De Datos Personales

 I.  OBJETIVO

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GSMED S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, cuyo contenido será dado a conocer a todos los Titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales. 

De esta manera GSMED S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

II.  IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

 

III.  ALCANCE

La presente Política tiene como propósito ser implementada y aplicada por GSMED S.A.S. en todos sus procesos, subprocesos y/o líneas de negocio. Su alcance incluye a trabajadores, terceros, contratistas y personas vinculadas mediante convenios, siempre que se maneje información relacionada con datos personales.

Esta Política será aplicable en los procedimientos internos de naturaleza contractual, comercial, financiera, corporativa, administrativa, contable, fiscal, tributaria, laboral, así como en los sistemas de seguridad y control de ingreso y salida del personal.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, lleguen a suministrar a GSMED S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocer, actualizar, rectificar y suprimir dicha información, en los términos previstos en esta Política.

IV.  DEFINICIONES

V.  PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, GSMED aplicará los siguientes principios:

5.1. Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se sujetará a lo establecido en las leyes aplicables en Colombia y demás disposiciones que las desarrollen.

5.2. Principio de finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley colombiana, la cual será informada al Titular.

5.3. Principio de libertad: El Tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

5.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.5. Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener de GSMED, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a personas autorizadas.

5.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8. Principio de confidencialidad: Todo el personal de GSMED que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales estará obligado a garantizar la reserva de estos, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.

VI.  AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

GSMED garantiza que solo realizará Tratamiento de los Datos Personales de las personas que, de manera previa, expresa e informada han autorizado dicho Tratamiento. De la autorización, GSMED conservará fiel copia, para que en el momento que lo desee, y siempre que sea procedente, su Titular solicite su revocatoria y la supresión inmediata de su información.

En la solicitud de autorización, GSMED entregará toda la información relacionada con el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, incluyendo su finalidad, el carácter facultativo de la respuesta sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes, los derechos que le asisten como Titular, y la identificación y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.

Cuando la obtención de los Datos Personales se derive de la celebración de un contrato, los términos y condiciones del Tratamiento se encontrarán documentados en los contratos suscritos con los Titulares.

GSMED no estará obligada a solicitar la autorización del Titular en los siguientes casos:

·  Para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

·  Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

·  En los casos de urgencia médica o sanitaria.

·  Cuando el Tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

·  Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

VII.  FINALIDAD DEL TRATAMIENTO                                                       

Sin perjuicio de lo señalado en la solicitud de autorización o contrato correspondiente, el Tratamiento de los Datos Personales realizado por GSMED tiene como finalidad, de manera general, cualquiera de las siguientes:

 

7.1. Proveedores y Contratistas:

·  Ejecutar la relación comercial o contractual existente.

·  Comprar productos o solicitar servicios, y reportar la información tributaria referente a los mismos.

·  Mantener comunicación eficiente en los vínculos contractuales.

·  Acompañar los procesos de auditoría interna o externa.

·  Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

·  Cumplir obligaciones fiscales, contables y regulatorias.

7.2. Clientes y Usuarios:

·  Identificar y verificar al titular en el marco de la relación comercial.

·  Gestionar pedidos, contratos, facturación electrónica y pagos.

·  Entregar y realizar mantenimiento de equipos médicos.

·  Brindar atención al cliente y gestionar garantías.

·  Contactar a los clientes en caso de quejas, reclamos o sugerencias.

·  Enviar información comercial, promocional o publicitaria a través de cualquier medio, incluyendo correo físico, electrónico o dispositivo móvil.

·  Realizar campañas de satisfacción y estudios estadísticos.

·  Consultar y reportar información ante centrales de riesgo financiero (Datacrédito, TransUnion), conforme a la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data Financiero, que establece: (i) comunicación previa al titular al menos veinte (20) días calendario antes del reporte negativo, y (ii) permanencia máxima del dato negativo según los términos legales vigentes.

7.3. Médicos y Profesionales de la Salud:

·  Contacto para educación médica y apoyo en el uso de equipos.

·  Cumplimiento del Registro de Transferencias de Valor (obligación legal).

·  Invitación a eventos académicos y comerciales.

·  Envío de información científica, clínica o regulatoria relacionada con los equipos.

·  Uso de imagen en material corporativo y plataformas digitales, con autorización expresa.

7.4. Empleados y Aspirantes a Cargos:

·  Ejecutar la relación contractual laboral existente.

·  Desarrollar procesos de selección, evaluación, vinculación laboral y verificación de antecedentes.

·  Dar cumplimiento a las obligaciones laborales: pago de nómina, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social (EPS, ARL, pensión).

·  Cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

·  Realizar exámenes médicos ocupacionales, gestionar incapacidades y seguimiento de salud laboral.

·  Uso de imagen en material de capacitación e imagen corporativa, con autorización expresa.

7.5. Socios y Accionistas:

·  Cumplimiento de obligaciones societarias, corporativas y fiscales.

·  Elaboración de actas, libros corporativos y registros contables.

·  Convocatorias a asambleas, distribución de utilidades y toma de decisiones societarias.

7.6. Visitantes a instalaciones:

·  Control de acceso y seguridad privada.

·  Videovigilancia y circuito cerrado de seguridad en instalaciones.

7.7. Usuarios web, redes sociales y canales digitales (incluyendo WhatsApp):

·  Prestar los servicios ofrecidos en el sitio web y canales digitales de GSMED.

·  Atender consultas, PQR y soporte técnico.

·  Enviar comunicaciones informativas, comerciales o promocionales sobre productos y servicios, con autorización.

·  Analizar patrones de navegación y mejorar el sitio mediante cookies.

·  Invitar a eventos comerciales y académicos organizados por GSMED.

VIII.  TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

GSMED entiende que el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Por lo anterior, se compromete a no recolectar Datos Personales de menores de 18 años sin autorización de su representante legal, garantizando siempre: (i) el respeto por los derechos fundamentales de los menores, (ii) el respeto por su interés superior, y (iii) el derecho del menor a ser escuchado.

IX.  TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

GSMED se compromete a evitar, en la medida de lo posible, el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, cuando sean necesarios, GSMED tendrá en cuenta:

·  La necesidad de informar al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

·  La necesidad de informar al Titular de forma explícita y previa la finalidad específica del Tratamiento de datos sensibles.

·  Que el Titular no podrá ser condicionado a suministrar datos sensibles como requisito para la prestación de un servicio, salvo causa legal o contractual.

X.  REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

El Titular de los datos personales podrá, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a GSMED S.A.S. para el Tratamiento de sus datos personales y/o solicitar la supresión de los mismos, mediante solicitud dirigida al correo electrónico habeasdata@gsmedimaging.com.

La revocatoria procederá cuando no subsista un deber legal o contractual que obligue a GSMED a conservar la información. La solicitud deberá indicar claramente la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud y la dirección de contacto para recibir la respuesta.

La revocatoria de la autorización podrá implicar la imposibilidad de continuar con la prestación de servicios o la ejecución de la relación contractual cuando los datos personales sean necesarios para tales fines.

XI.  DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de GSMED gozarán de los siguientes derechos:

11.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales: frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

11.2. Solicitar prueba de la autorización: otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la ley lo exceptúe.

11.3. Ser informado: sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales, previa solicitud a GSMED o a su Encargado.

11.4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión: cuando considere que no se han respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

11.5. Acceder gratuitamente a sus Datos Personales: al menos una vez cada mes calendario.

11.6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): por infracciones a lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales, previo trámite ante GSMED.

XII.  PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES

El responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos al interior de GSMED es:

Oficial de Protección de Datos: Tatiana Yepes
Correo electrónico: habeasdata@gsmedimaging.com
Teléfono fijo: (601) 805-0449
Celular: +57 310 5438709
Página web: https://gsmedimaging.com/es/nosotros/contactanos/
Presencia: Cra. 69 #25B-44, Of. 614, Bogotá D.C.

12.1. Peticiones o Consultas

·  La consulta o petición deberá dirigirse al correo habeasdata@gsmedimaging.com, identificándose plenamente y describiendo de manera clara su solicitud.

·  GSMED atenderá la petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

·  Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, GSMED informará al interesado los motivos de la demora y el nuevo término, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

12.2. Reclamos

·  El reclamo deberá dirigirse al correo habeasdata@gsmedimaging.com, identificándose plenamente y describiendo la solicitud de corrección, actualización, supresión o el incumplimiento que se alega.

·  En caso de que el reclamo resulte incompleto, GSMED requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el interesado presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

·  Una vez recibido el reclamo completo, GSMED incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

·  GSMED atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

·  Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GSMED informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de atención, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XIII.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Previa autorización expresa e informada del Titular, y en desarrollo de las finalidades descritas en esta Política, GSMED S.A.S. podrá transferir y/o transmitir sus datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13.1. Transferencia de datos personales:

La transferencia tendrá lugar cuando GSMED, en calidad de responsable del Tratamiento, envíe datos personales a un tercero que actuará como responsable del Tratamiento. En estos casos, GSMED verificará que el tercero receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos personales.

13.2. Transmisión de datos personales:

La transmisión se realizará cuando GSMED comparta información con terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, para que realicen el tratamiento por cuenta de GSMED. En estos casos, se suscribirán los contratos de transmisión correspondientes, estableciendo las obligaciones del Encargado, la confidencialidad y las medidas de seguridad adecuadas.

Entre los encargados del tratamiento externos que GSMED utiliza actualmente se encuentra DocuSign Inc. (San Francisco, EE.UU.), plataforma de firma electrónica de contratos, ubicada en los Estados Unidos de América, país declarado con nivel adecuado de protección de datos personales por la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, lo que legitima la transferencia en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente, DocuSign Inc. cuenta con certificación de seguridad SOC 2 Tipo II. El listado actualizado de encargados del tratamiento puede solicitarse al correo habeasdata@gsmedimaging.com.

XIV.  MEDIDAS DE SEGURIDAD

GSMED S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas, físicas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: almacenamiento cifrado y copias de respaldo, control de accesos por perfiles, políticas de contraseñas, cláusulas de confidencialidad en contratos laborales y comerciales, custodia restringida de archivos físicos y capacitación periódica de los colaboradores.

En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales y genere riesgo para los Titulares, GSMED S.A.S. lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio y comunicará a los Titulares afectados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, de conformidad con el literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

XV.  COMUNICACIONES COMERCIALES Y LEY 2300 DE 2023.

Las comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales que GSMED S.A.S. dirija a los Titulares se realizarán previa autorización expresa y respetando la Ley 2300 de 2023. En consecuencia, las llamadas y los mensajes con fines comerciales se enviarán de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., sin contactar al Titular los domingos ni los días festivos, salvo que este haya autorizado expresamente otros horarios. No se contactará al Titular por el mismo canal más de una vez al día dentro de la misma semana.

Toda comunicación comercial incluirá un mecanismo ágil, sencillo y gratuito para cancelar su recepción. El Titular también podrá solicitar su exclusión en cualquier momento escribiendo a habeasdata@gsmedimaging.com, solicitud que se atenderá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Antes de cada campaña, GSMED S.A.S. consultará el Registro Nacional de Números Excluidos (RNE).

XVI.  USO DE COOKIES.

El sitio web de GSMED S.A.S. utiliza cookies propias y de terceros para permitir la navegación, analizar patrones de uso y ofrecer contenidos personalizados. Al ingresar al sitio, el usuario podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies no esenciales mediante el banner dispuesto para tal fin. El Titular puede además configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento, sin que ello afecte el acceso general al sitio. Las cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sitio no requieren consentimiento.

XVII.  CANALES DIGITALES, WHATSAPP Y ASISTENTES VIRTUALES.

GSMED S.A.S. podrá recolectar y tratar datos personales a través de WhatsApp, chatbots, asistentes virtuales u otras aplicaciones de mensajería. Al inicio de la interacción se informará al Titular, mediante mensaje automático de bienvenida, que sus datos serán tratados conforme a esta Política y se solicitará su autorización expresa. Los datos obtenidos por estos canales se utilizarán únicamente para las finalidades autorizadas y se almacenarán en entornos tecnológicos seguros. GSMED S.A.S. no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los Titulares basadas exclusivamente en tratamientos automatizados sin intervención humana.

XVIII.  AUTORIDAD DE VIGILANCIA.

La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, es la autoridad competente para vigilar el cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos personales. El Titular podrá presentar sus quejas en www.sic.gov.co, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante GSMED S.A.S., conforme al parágrafo del artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

XIX.  VIGENCIA

La presente política rige a partir del 21 de agosto de 2026 y podrá ser modificada en cualquier momento, informando oportunamente a los titulares a través del sitio web https://gsmedimaging.com/es/politica-privacidad/ con al menos 10 días de anticipación.

Período de vigencia de las bases de datos: las bases de datos de GSMED S.A.S. permanecerán vigentes mientras subsista la relación contractual, comercial, laboral o societaria con el Titular y, terminada esta, durante el plazo adicional que impongan las obligaciones legales de conservación aplicables a cada tipo de dato. A título enunciativo: datos de aspirantes no seleccionados, un (1) año; datos laborales, veinte (20) años tras la terminación del vínculo; historias clínicas ocupacionales e incapacidades, veinte (20) años; datos de clientes y proveedores, diez (10) años tras la terminación de la relación; datos de socios y accionistas, diez (10) años; imágenes de videovigilancia, treinta (30) días; y datos de usuarios web y contactos de mercadeo, dos (2) años desde la última interacción o hasta la revocatoria de la autorización. Cumplidos estos plazos, los datos serán suprimidos de forma segura o anonimizados de manera irreversible.